【605号】どうする!? ビジネス年賀状

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メールやSNSの普及で、年賀状を出さないという人が増加。会社名で出す「ビジネス年賀状」も例外ではありません。お得意様に出すべきか否か、悩んでいるビジネスパーソンも多いようです。

本来の年賀状の目的をもう一度考えてみましょう

年賀状の発行枚数は、2003年の44億4780万枚をピークに減少傾向が続いており、昨年は19億4198万枚にまで減ったそう。ビジネス年賀状も同様の傾向で、「最近、年賀状の数が減ったな」と感じている方も多いようです。

でも、「周りがそうだから」という理由で、安易に年賀状を出すのをやめてしまうのはNGだと話すのは、ビジネスマナーに詳しい伊藤けい子さん。「最近のビジネス年賀状は、〝何周年を迎えます〟〝部署が変わりました〟など、出す側の報告や告知に使われるケースが多いようです。しかし、元々は相手の方の一年の幸せを願い、気遣うメッセージカード。年賀状かメールかはともかく、日本人が大切にしてきた〝思い〟を伝える文化はビジネスの世界でも大切にしていきたいですね」

プレシャスマナースタイリスト
伊藤 けい子さん

「年賀状納め」をする場合は理由を明確にした上で事前にご案内しておくのがビジネスマナーです。

Office Modesty代表。銀行の役員秘書を経て、2003年に起業。ビジネスマナーの指導や大学非常勤講師のほか、個人や企業を対象にしたパーソナルマナーコンサルティングを行う。
https://office-modesty.com/


ビジネス年賀状を出すという選択

[POINT 1]出すタイミングと返事のタイミング

ビジネス年賀状の場合は、1月4日以降に相手が見るケースが多いと思いますが、それでも元日に着くように出すのがマナー。返事を書く際に、仕事始めが遅くて1月7日までに間に合わない場合は、8日以降に『寒中お見舞い』として出しましょう。その際、返事が遅くなったことをおわびする言葉は必要ありません。

年賀状は1月7日まで
寒中見舞いは2月3日までに届くように

[POINT 2]届いた年賀状の処理方法は?

個人情報が書かれていて、縁起ものである年賀状の扱いに悩んでいる人も多いのではないでしょうか。保管しておく期間を決めておいて、過ぎたものは機密書類処理業者へ依頼するか、シュレッダーにかけることをおすすめします。ほかに〝年賀状のお焚(た)き上げ〟を行っている神社に持参する方法もあります。いずれも、個人情報の取り扱いには十分注意し、感謝の気持ちを持って大切に処分をしましょう。


ビジネス年賀状をやめるという選択

[POINT 3]寒中見舞いや暑中見舞いに変える

「年末は忙しくて年賀状を書く時間がない」というのがやめる理由なら、比較的時間に余裕がある時期に書くことができる『寒中お見舞い』や『暑中お見舞い』に変えるというのも選択肢です。

[POINT 4]「年賀状納め」は相手に明確に伝える

年賀状を出さないようにすることを「年賀状納め」といいます。納めることは決して失礼なことではありませんが、大切なのはやめる理由とタイミング。ペーパーレス化や社会の風潮などは理由としては避けた方がいいでしょう。また、会社の節目や区切りのいい年などに合わせるのが理想です。

例文

『弊社は設立20周年を節目に、今年をもちまして年賀状を控えさせていただくことといたしました。今後は、新たな形で皆様とのご縁を大切に繋いで参りたいと存じます。これからもどうぞよろしくお願い申し上げます。』

[POINT 5]メールに切り替える場合の注意点

年賀状をメールで送る場合はビジネスタイムに。1月4日以降の営業時間内、できれば午前中です。元日からビジネスメールがスマホに大量に入ってくることを良しとしない方もいることを忘れずに。


まとめ

突然何の前触れもなく、年賀状による年頭のごあいさつをやめてしまうのは失礼にあたるので、必ずその旨をご案内するようにしましょう。いずれにしても、年賀状、メールやSNSの両方にメリットとデメリットがあります。それぞれの特性を踏まえた上で、出す側の事情や都合だけでなく、受け取る側の印象や気持ちも考慮して判断したいものです。