【540号】ワーキングウーマン VOL.47 社会人のリアルな疑問にプロが答えます！ ビジネスメールの書き方

本年度も半分が過ぎようとしています。この春に社会人になった皆さんは仕事に慣れましたか。中でもビジネスメールの書き方は、教えてもらう機会が少なく、まだ慣れないという人も多いのでは。そこで、新社会人からビジネスメールに関する疑問を募り、専門家に聞きました。

相手への心遣いを忘れずに

仕事を行う上で、大切なメール。敬語や特有のルールに戸惑う人もいるようですね。しかし、あまり難しく考えず、まずはメールを送る相手を気遣いましょう。

一度書いた文章は必ず読み返し、数字や社名、名前などが間違っていないか、内容は分かりやすいかなどを確認。同じ表現を繰り返していないか、一文が長くなり過ぎていないかなどにも気を付けて。また、スピードも大切です。相手からのメールにすぐ返事ができない場合でも、「メールを拝見いたしました。詳細は○日までにお返事します。」というように、何らかの返信を。

もし気になるようなことがあれば、先輩や上司にメールを見てもらってはいかがでしょうか。

お話を聞いたのは

Q. 件名の書き方は？

A.

受信者が何のことなのか、ひと目で分かるように、日付などの具体的な数字や、用件を簡潔に。

Q. 本文初めのあいさつは？

A.

社内ならば「お疲れ様です。」、社外ならば「お世話になっております。」でOK。ただし、初めてメールを送る相手に「お世話になっております。」は違和感があるので、「初めまして。私は○○と申します。」や「初めてメールいたします。」などを使うとよいでしょう。

Q. 返信する場合の件名は？

A.

同じ内容のやりとりであれば、件名を変える必要はありません。返信すると、件名の頭に自動的に付く「Re：」も残してよいでしょう。ただし、同じ相手とのやりとりでも、内容が変わる場合には「Re：」を消して、件名を変更しましょう。

Q. 返信するとき、相手からの メールは消す？ 残す？

A.

返信時の件名と同じように、同じ内容の場合は本文も残しておいた方が分かりやすいですね。

Q. 「～させていただく」を多用してしまう･･･。

A.

「～させていただく」自体は誤った敬語ではありませんが、多用すると読みづらくなるので、「いたします」を使いましょう。

＜例＞
資料を添付させていただきます。
→資料を添付いたします。

Q. 「存じます」の使い方は？

A.

「存じます」とは「思う・考える・知る」の謙譲語です。「分かっています」「思います」「感じます」などを表現するときに使います。同じ表現の多用を避けるために使うとよいでしょう。

Q. お願い事をするときの文末は？

A.

目上の人に使う場合は「～していただけると幸いです。」が丁寧です。「～していただけると助かります。」は、立場が同等の相手に。

Q. メールの終わり方は？

A.

一つの案件に対し、自分が終わりを告げる場合の文末は「今後ともよろしくお願いいたします。」など。相手から同様の文言が送られてきたら、返信する必要はありません。

Q. 返事の催促のタイミングは？

A.

返信が2〜3日たっても送られてこない場合には連絡を。迷惑メールに振り分けられている可能性もあります。急ぐなら電話が確実ですが、そうでないなら、メールを再送してみて。「件名」に【再送】と加えたり、本文に「もし重ねてお送りしている場合は申し訳ありません。以下は先日お送りしたものと同じ内容です。」と添えたりすると丁寧です。

Q. 宛先の「CC」と「BCC」の違いは？

A.

2人以上の相手にメールを送る場合、読んだ相手が自分にとってこのメールがどれくらい重要かどうかの判断材料にもなります。